会议和旅行

会议和其他大学商业相关旅行必须提前批准。通过批准获得会议假申请单．请注意，虽然此表格的标题为“会议假：申请表”，但此表格将用于您要求提供与业务相关工作和/或将作为学院代表的任何实例校外 - 它并不严格限于会议*。此表格表示日期，旅行，批准为校外的批准以及所述费用的潜在成本和资金来源。请参阅下文，了解要求旅行的一般过程。

*注意：此表单仍应用于在在线/虚拟环境中举行会议的实例中。

请审查这一点会议作弊表和清单在您的会议或类似旅行之前，期间和之后的有用信息。

申请校外商务相关旅行

1. 完成会议假:申请表格．
   1. 必须完成所有必填字段。如果您预计此次旅行的费用，请输入“0”以获得成本，并查看“没有成本到地区”。如果您预计触发旅行费用，请进入估计金额，并指出支付费用的乳裁（基金或账户）。
   2. 请注意：管理服务不需要任何备份陪同会议请求。但是，在提供批准之前，部门/部门可以在批准之前建立自己的备份文件。
2. 将表格提交给你的直接主管审批。
3. 必须获得副总裁级别的批准(不要获得总裁的签字——这将由商务办公室获得)。
4. 一旦得到副总统的批准，请将您的旅行请求提交到商务办公室。
5. 商务办公室将分配“C”号，并获得大学总统的批准。“C”编号对您的特定请求是唯一的，并且将在随后的报销文档（例如费用索赔表格）上引用。
6. 一旦总统获得批准，商务办公室将发送一份复印件给工作人员，以确认他们的请假申请已被批准(州外和国外的请假需要院长以外的额外批准。副本将在收到最终批准后发送给工作人员)。在获得最终批准之前，不应进行准备工作．您可能无法报销未获批准的旅行请求所产生的费用。在获得最终批准之前支付费用，如机票，由您自行承担风险。

州外旅行

到加州以外的地方旅行需要CLPCCD校长的签字批准。注:根据AB 1887，与下列州有关的大学旅行是被禁止的:阿拉巴马州，肯塔基州，密西西比州，北卡罗来纳州，南达科他州，田纳西州，德克萨斯州和俄克拉荷马州。

对于旅行

在美国以外的旅行需要董事会的批准。

旅游涉及学生

如果学生陪伴您在实地考察，会议或其他与大学相关的旅行中，请不要将学生直接恢复为符合条件的购买，包括食物。学院可以通过A偿还直接购买的学生支付请求表格，但须提供分项收据及付款证明。自己支付集体餐费是可以的(当你完成报销文件时，只需列出你支付的学生的名字)，但为学生旅行时的个人餐费报销是不鼓励的。

缺少收货过程

如果你缺少了大学认可的购买收据，并且仍然想要报销，请按照下面的说明。这必须在提交你的包(支付请求或会议费用索赔)给你的主管或商务办公室之前完成。商务办公室将不接受未被完全批准的收据缺失报表。

1. 完成遗失收据声明书．
2. 把表格交给你的主管批准。
3. 将表格提交给商业服务副校长办公室的最终批准。
4. 一旦完全批准，将表格附在您的包(支付请求或会议费用索赔)。

支付批准的旅行费用

你可以通过几种不同的方式支付旅行相关的费用。注册费、住宿费和类似费用可以通过a直接支付给供应商支付请求表格．机票可能由员工（稍后偿还）或P-Card（咨询您的主管寻求帮助）。您也可以通过资金的进展或通过您自己的资金来支付您自己的费用，或者通过您自己的资金（待报销）。如果您想为您的旅行申请进展，请完成请求现金预付款表．如果您自己支付费用，您可以提交会议费用申报表收到符合条件购物的报销。有关此过程的更多信息，请查看此过程会议作弊表和清单．