请购单

快速访问

采购订单（开放，常规的) ｜HEERF /关心请求|亚马逊的订单|办公用品的订单|服务合同|专业服务

要求从供应商处购买物品

要求购买物品，a征用申请表必须填写并提交。在可能的情况下，应始终包含相关的备份文件(除非在建立开放式采购订单时——见下文)。申请是特定于一个供应商的——多个供应商将需要多个Requisition表单。填写申请书时，请只使用所提供的LPC版本在这里．您的副总裁(或总裁)级别总是需要签名批准。有关通过Amazon或Office Depot订购商品的说明，请参见下面。

如何向供应商要求购买物品

例子：标准要求|打开阿宝征用

1. 联系供应商要求对所有要求的产品报价。报价应包括项目编号，项目描述，数量，单位定价，扩展定价，以及任何相关费用(税收，运输等)，只要可能。
2. 一旦报价收到，完成a征用申请表．
   1. 必须输入所有必需的和相关的字段。
   2. 注意:请将您的备份文件插入到“请求请求表”中之前任何签名都被添加到文档中。在附加文件之前签署可以防止附加文件。
3. 提交您的请求,附相关备份，报你的直接主管批准。
4. 需要你们副总统签字批准。
5. 一旦批准，将请购单和相关的备份提交到商务办公室进行审查。
6. 商务办公室将获得行政服务副总裁的签字批准。
7. 一旦获得最终批准，商务办公室将把申请书输入Banner。然后，请购单的副本将提供给“请购单返回”字段中列出的姓名。
8. 横幅获得批准后，业务办公室将把申请书发送到地区采购办公室进行处理。

建立采购订单

采购订单是申请物品的首选方法，在可能的情况下，应使用采购订单代替通过支付请求表直接付款。我们鼓励您为下一财政年度的所有计划和预期支出和采购建立所有所需的订单。可以为各种费用建立采购订单，如支付发票、购买物品、雇佣独立承包商等等。民政事务处会设立两类订购单:开放采购订单和常规采购订单(见下文，以了解两者的可区分特征)。请注意，订单是根据指定的FOAP(基金组织账户计划)和指定的供应商建立的。出于这个原因，根据订单进行的采购应该是相同类型的费用。例如，如果你从一个供应商购买实体用品，但又从同一个供应商购买数字软件，这些不应该根据相同的PO付款，因为实体用品应该编码到一个账户，而软件购买应该编码到不同的账户。在这种情况下，应该与供应商建立两个订单。

采购订单是通过a征用申请表．参见“请求供应商购买物品”查阅有关填写申请表格的更详细说明。

未完成的采购订单(PO编号以“O”开头)

开放式采购订单本质上是“开放式的”。当你希望在一年中通过同一供应商使用相同的FOAP(基金组织账户计划)进行多次购买时，通常会使用这些方法。出于这个原因，最好是将成本估计为一个整体，四舍五入的数字，比如850美元或3575美元。例如，如果你的部门全年经常通过赫夫琼斯公司购买文凭纸，考虑为赫夫琼斯公司建立一个开放式采购订单，以估算整个财政年度的成本。PO数量总是可以通过全年增加或减少采购订单调整表随着需求的变化。

例子：阿宝调整形式

此外，如果您只能向供应商进行一次采购，但无法提供报价(尽管仍然鼓励您向供应商请求报价)，则可以建立开放式采购订单。例如,如果您的部门需要支付订阅服务通常每年花费300美元,但供应商没有提供你报价,你仍然可以与供应商建立一个开放采购订单,然后您可以使用它来支付发票你收到以后。这个过程比通过支付请求表直接付款更可取。

形式使用：申请表格(公开PO版本)

在申请表格上:包括将根据订单进行的采购类型的简要描述。

需要备份:对于未公开的采购订单，商务办公室不需要备份，也不应包括备份。

常规采购订单(PO编号以“P”开头)

当你对费用的成本有了更确切的概念，并且可以包括备份以显示成本，如报价或估计时，就会建立常规采购订单。在这种情况下，将建立一个以p开头的PO编号。这些成本应该用更确切的术语表示，例如$357.25。常规采购订单的一个例子是，化学部门通过附带报价的请求请求表(Requisition Request Form)请求6个烧杯和3个刻度瓶。

形式使用：申请表格(标准版)

在申请表格上:输入每件商品编号、说明、数量和单价。

需要备份:一份报价、估价或类似的文件，表明估计的成本。请避免使用购物车作为备份。

请求使用HEERF/CARES基金的项目

请访问HEERF /关心网页参阅使用HEERF/CARES基金的申请申请流程的详细说明。

从亚马逊请求物品

学院在亚马逊上建立了一个商业账户，用于购买与学院相关的商品。这个账户包括亚马逊Prime的运输速度。如果您希望使用您的自由支配资金从亚马逊购买物品，您将需要提交一份征用申请表用于请求的项目。请查看下面亚马逊订购流程的说明。

形式使用：申请表格(亚马逊版本)

在申请表格上:列出每项产品的SKU、名称、数量和单价。

需要备份:包含所有商品的购物车的PDF副本。

亚马逊征用过程

例子：亚马逊征用

1. 获取最新信息申请表格(亚马逊版本)．请务必下载PDF并在您的Adobe程序中打开它。不在浏览器中填写表单．
2. 在请购单上填写所有初步细节。
3. 在Amazon上，将每一件商品(及其各自的数量)添加到购物车中。在查看商品页面时，请务必在申请书中为每个商品添加SKU。这个SKU对于确保Business Office找到您所请求的确切物品至关重要，因为Amazon通常会有许多类似物品的不同清单。每个项目的SKU嵌入在项目页面的URL(也就是网址)中。参见下面找到SKU的例子．
4. 添加完所有商品后，单击购物车查看它。
5. 在查看购物车时，按Ctrl + P或文件- >打印将网页列印为PDF。这将作为你申请的备份。
6. 在Requisition表格上，记录每一个请求的产品，产品的SKU，你请求的数量，以及产品的单价。
7. 在申请表格上，按Ctrl + Shift + i打开文档插入窗口。导航到您在步骤5中准备的购物车的PDF，并将购物车附加到Requisition页面之后。
8. 在申请表格上，确保在适当的字段中包括任何适用的税收和运费。确保完成所有其他必需的和必要的字段。
9. 将准备好的PDF文件提交给你的第一级主管。由你的副总裁(或总裁)签字批准。
10. 一旦您的副总裁(或总裁)批准，将完成的PDF提交到商务办公室进行处理。商务办公室将获得行政服务副总裁的签字批准。
11. 一旦行政服务副总裁批准，业务办公室将订购所要求的项目。亚马逊的订单必须得到地区办公室的批准，才能开始发货。
12. 有关您的亚马逊订单的问题，请联系托马斯·罗斯曼trothman@www.knowingmama.com．

＊请注意:亚马逊有许多相同产品和类似产品的供应商页面。在项目页面的URL中包含SKU有助于确保Business Office订购您所请求的项目。如果没有SKU，就很难确保我们订购的商品与您的要求完全一致，因为有些页面看起来非常相似。另外，在我们处理Requisition的时候，有些项目可能会变得不可用。如果一个项目是不可用的，我们将直接联系请求者的替代。替换品必须与原产品相似，且价格相近。如果没有合适的替代品，我们可以将该商品从订单中删除。

亚马逊SKU的例子

在下面的示例中，Sharpie产品的SKU (ASIN)为B0040R4E2O．这个SKU代码将引导商务办公室到您所要求的产品的确切的项目页。

此外，可以通过将商品添加到购物车，然后查看购物车来找到SKU/ASIN代码。请参见下面的例子。

从办公用品仓库订购物品

例子：办公用品申请

学院与Office Depot合作，满足我们的办公用品需求。我们强烈建议您通过我们的合同和办公用品账户购买您的办公用品，因为我们提供的价格往往比竞争对手的价格低。账户是根据需要建立的，是为校园内订购办公用品的某些员工建立的。如果您已经获得了Office Depot的商业账户，请按照下面的说明订购所需的物品。如果您没有办公用品公司的业务账户，请咨询您的主管，以确定您的部门是否有人将代表您订购用品，或请求办公用品公司的业务账户。

教学pdf文档
完整的指令包
如何下订单
如何修改订单
如何退货
如何更改密码

形式使用：申请表格(办公及车厂版本)

在申请表格上:列出每个订单和订单号，每个订单的数量为1，以及单价下的订单总数。

需要备份:订单详细信息摘要的PDF副本，其中显示订单总数和所有已订购的项目。

服务合同

建立服务合同的目的是雇佣独立承包商为学院提供服务，而这些服务通常不是由学院雇佣的职位提供的。服务合同流程需要许多步骤，因此应该做好相应的准备．我们鼓励您开始这个过程大约在需要执行业务前2个月．请参阅下面关于通过服务合同程序聘用独立承包商的说明。

形式使用：申请表格(服务合约版本)以及下面列出的其他文件。

在申请表格上:输入要完成的工作的简要描述，数量为1，以及在单价下的工作总成本。

需要备份:所有必要文件见下文。

服务流程合同

例子：服务申请合同

1. 考虑需要执行的工作类型，并确保它属于服务合同流程。有关服务合约的资料可在地区网站上找到在这里．
   1. 提供要执行的服务的供应商主要在“服务合同”过程中属于“服务合同”。个人/投资人/成员公司“业务类型。这可以与供应商确认，或由供应商确认W-9形式．供应商是s公司，重复，有限责任公司,或合并业务不属于服务契约流程。如果供应商将文件归档为这四种业务类型之一，则不接受服务合同文件。参见“专业服务(非合约服务)”在下面。
2. 收集必要的文件，由你或你的主管和独立承包商共同填写。所需的表格可以找到在这里和下面。每次你雇佣独立承包商时，都需要填写前三份表格，无论他们过去是否被雇佣过。只有独立承办商以前未被学院聘用的情况下，才需要填写后两份表格。如果你不确定他们过去是否被聘用过，可以咨询你的主管，或者考虑让供应商填写额外的两张表格，以防万一。表单应该下载并通过Adobe程序打开。不要在浏览器中填写表单。
   1. 申请表格(LPC版本)［总是要求］
      1. District-Clearing资助。如果由ASB或联合课程资助，不包括此表格，并忽略随后引用的Requisition表单*。
   2. 服务合同表格［总是要求］
   3. 独立承包商的调查问卷［总是要求］
   4. 供应商资料的应用程序［只接受新成立的独立承建商］
   5. 国税局W-9形式［只接受新成立的独立承建商］
3. 请将以下文件附在请求PDF文件中:(1)服务合同表格，(2)独立承包商问卷，(3)适用时的供应商简介申请，(4)适用时的供应商W-9。文件可以按下附加到Requisition PDFCtrl + Shift + i打开Requisition PDF文件。合并后的PDF文件应遵循步骤2中所示的顺序。
4. 一旦所有需要的表格都填好并完成，将你的信息包提交给你的直接主管进行一级签字批准。需要你们副总统签字批准。不要获得学院院长的签字批准——这将由商务办公室获得。
5. 一旦你得到了你的副总统的签字批准，提交你的包裹到商务办公室处理。商务办公室会给你的邮件分配一个R号(用于申请)和一个CS号(用于合同)。这些数字用于识别您的“服务合同”包。
6. 商务办公室将获得院长在《服务合同表》上的签字批准。
7. 一经院长批准，商务办公室将获得行政服务副院长的批准。
8. 一旦行政服务副总裁批准，商务办公室将在班纳处理数据包。
9. 一旦获得Banner的批准，商务办公室将向请求者发送一份邮件副本。此副本仅表示已获得学院级别的批准，有关文件已转交民政事务处。这份副本并不表明合同已经被批准．
10. 商务办公室将把邮件转发给民政事务处。区政府办公室将首先获得人力资源副校长和商业服务副校长的签字批准。
    1. 注意:在获得两位副校长的最终批准之前，学院没有与独立承包商的批准合同。在获得两名副校长的最终批准之前，不应指示独立承包商开始提供服务。
11. 一旦得到两名副校长的批准，邮包将被转发给采购部，并发出采购订单。独立承包商提供的服务的发票将根据该确定的采购订单支付。在大多数情况下，请求者会从采购处收到一份采购订单的副本。收到这个订单副本是你的暗示，合同已经批准，工作可以进行了。
12. 一旦工作完成，你应该提供发票支付由供应商。发票必须清楚地标明“发票”字样，并且只有在提供服务后才能付款。发票必须包含以下内容才能寄往营业所:
    1. 确认所有资料正确无误，包括应付金额。
    2. 写上“ok to pay”，在下面签名，和日期。
    3. 填写地区采购办公室建立的PO号码。
13. 营办处将发票交给地区会计部付款。

*关于ASB和共同课程资助合同的说明:由ASB或联合课程资助的服务包合同不应包括“申请申请单”。在这种情况下，对Requisition的引用应该被忽略。此外，ASB和联合课程资助合同不生成PO。一旦学院院长签署了《服务合同》，就可以由承包商来完成工作。一个支付申请表然后必须准备支付发票后的工作已完成。

专业服务(非合约服务)

根据大会第5号法案，对独立承包商的分类要求已经改变。因此，服务契约流程也发生了变化。四种业务类型之一的供应商(s公司，重复，有限责任公司,合并)被认为是一种“企业对企业”关系。要确定您希望雇用的供应商是否属于此流程或服务合同流程，请联系供应商，询问他们提交的业务类型。如果它们属于上述四种业务分类中的一种，请遵循下面的说明。如果他们属于"个人/投资人/成员公司分类，遵循过程概述“服务合同”上面的部分。

形式使用：申请表格(公开PO版本)

在申请表格上:输入要执行的服务的简要描述，数量为1，以及单位价格下的服务总成本。

提供备份:一个工作范围，只要可能。

专业服务流程

1. 完成一个征用申请表建立一个开放的PO。在请购单上，一定要包括对供应商将要执行的工作的描述。
2. 与其他公开的订单申请单一样，订单的金额应该是四舍五入的。根据供应商提供的估计成本进行汇总。
3. 工作范围应包括在请购单中，但不是必需的。工作范围是一份概述双方同意由供应商执行的工作的文件。工作文件的范围会有所不同，可以由供应商提供，也可以由学院的请求者创建。工作范围文件应包括但不限于以下内容:(1)供应商和大学的名字,(2)大纲由供应商执行的工作,(3)执行工作的总体成本,(4)一般的时间表完成工作,和(5)批准供应商和请求者的签名。
4. 如果提供了，请在对《征用请求表》进行任何签名之前将工作范围附加到《征用请求PDF》中(在添加附件之前进行签名可能会阻止添加附件)。
5. 请将您的请购单(如适用，请附工作范围)提交给您的直接主管批准。
6. 需要你们副总统签字批准。
7. 一旦批准，将请购单和相关的备份提交到商务办公室进行审查。
8. 商务办公室将获得行政服务副总裁的签字批准。
9. 一旦获得最终批准，商务办公室将把申请书输入Banner。然后，请购单的副本将提供给“请购单返回”字段中列出的姓名。
10. 横幅获得批准后，业务办公室将把申请书发送到地区采购办公室进行处理。
11. 一旦工作完成，请与供应商联系以获得最终发票。写“ok to pay”，在发票上签字，注明日期，并包括地区采购办公室建立的采购订单号。发票只有在所有工作都按照约定完成后才能签字并提交付款。
12. 将签字后的发票交营业部处理。